Как распоряжаться правильно временем: 10 книг, которые научат правильно распоряжаться временем

• Новости
• Свежее
• Лучшее
• Итоги-2020
• Время есть
• Подкасты
• Тесты
• Сервисы
• Все рубрики

Рубрики

• Тренды
• 🕵🏻‍♂️Ответы
• Адвент-календарь
• 🦠Коронавирус
• Жизнь
• Интернет
• Кино
• Финансы
• Android
• AliExpress
• 💳Промокоды

Тайм-менеджмент: что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем.  Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80.

В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Зачем нужен тайм-менеджмент

Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.

Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

Принципы тайм-менеджмента

В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.

Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.

Мотивация

Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

21 совет по тайм-менеджменту с которыми Вы начнете успевать больше — STAFF-ONLINE

Сегодня мы вновь поговорим о том, как сокращать время, ведь это такая актуальная, насущная проблема если не всех, то многих. Каждый день я говорю себе, что завтра мой день наконец-то станет плодотворным, что я буду максимально продуктивно работать.

Но, увы! Вечером снова настигает это чувство недовольства собой по причине невыполненных планов. Что же делать? Как распоряжаться временем, чтобы остались силы и свободные часы на себя и на близких? Перед тем, как начать писать эту статью, я спросила, в первую очередь, себя, какие мои привычки отвлекают меня от работы и мешают сконцентрироваться?

И я нашла ответ: привычка прокрастинировать, откладывать все на потом – самый губительный фактор моего свободного времени. Итак, какие привычки помогут нам разобраться в этом вопросе:

Сразу оговоримся, что этот лайфхак подойдет не всем. Но если Вы совсем отчаялись найти способ, то Вам, наверное, стоит воспользоваться этим советом.

• Если готовка отнимает много времени, закажите пиццу, суши или любое другое блюдо с доставкой.
• Если Вас напрягает стирка, то воспользуйтесь услугами прачечной.
• Если у Вас совсем нет времени на уборку, обратитесь в клининговую службу.

Естественно, многие подумают, что такая экономия времени совсем не экономна в отношении денег. Но если Вы можете себе это позволить, то почему бы не осчастливить себя, освободив от рутинных обязанностей, которые занимают так много времени.

Если Вы можете что-то сделать за две минуты, то не откладывайте это дело на потом. Если Вам, к примеру, надо отправить письмо по электронной почте, то сделайте это сразу и Вы в этот же момент сможете вычеркнуть этот пункт из своего листа to do things. Позже Вы можете элементарно забыть об этом важном деле или же затратите на это уже больше времени.

Это правило иначе можно сформулировать так: съедайте лягушку на завтрак. Иными словами, делайте все самое важное с утра, ведь к концу дня Ваши силы иссякнут, и Вы не сможете качественно выполнить эту работу. Конечно, если Вы сова и активизируетесь только к вечеру, то пересмотрите этот пункт, подстроив свой распорядок дня под свой стиль работы.

Каждая песня длится примерно от 3 до 5 минут. Используйте песни. Например, с утра включите музыку, собираясь на работу и следуйте следующему графику:

• Первая песня – умываемся
• Вторая песня – принимаем душ и, конечно, подпеваем!
• Третья песня – одеваемся и танцуем в такт.
• Четвертая песня – заключительные штрихи в виде парфюма и украшений, затем включаем любимую музыку уже в наушниках и вперед, на работу!

К примеру, если Вы отвлекаетесь на свой любимый сериал, когда Вам нужно сделать важную работу, то придется пожертвовать удовольствием провести время перед телевизором и перейти в другую комнату. Этот лайфхак позволит Вам быстрее справиться с работой, так что у Вас останется время и на просмотр кино.

Без Вас, конечно, могут произойти какие-то события в жизни Ваших друзей, которые отразятся в ленте социальной сети, но не стоит отвлекаться на это во время выполнения работы. Просмотрите ленту позже, перезвоните позже, а пока работаете, перейдите в режим оффлайн!

Всегда найдется какая-то вещь, которая лежит не на своем месте. Меняете место дислокации? Переходите в другую комнату? Тогда заберите пустую чашку из-под выпитого кофе! Таким образом Вы сможете навести порядок в квартире без отрыва от производства.

Установите режим проверки почты: например, в 11:00, в 14:00 и в 18:00. Старайтесь придерживаться этого графика, тогда Вы не будете начинать утро с прочтения писем и не будете засыпать с включенным почтовым ящиком.

Установите распорядок дня, так чтобы Вы ложились спать в одно и то же время. Наш организм привыкает к определенному распорядку, например, если Вы обычно обедаете в 13:00, то Вы будете испытывать чувство голода уже к этому времени. Если Вы ложитесь спать всегда в 23:00, то старайтесь всегда заканчивать свои дела в это время, ведь стабильный сон – это залог успешного дня!

Используйте блокировщики сайтов, чтобы не отвлекаться на посторонние страницы во время работы. Это действительно действует! С блокировщиками сайтов Вы найдете ответ на вопрос о том, как сохранить время!

Если Вы хотите закончить какое-то дело к вторнику, к примеру, то продвигайтесь к этому финалу постепенно, каждый день выполняя долю работу! По-другому никак не достичь совершенства в работе!

Если у Вас нет времени или желания куда-то идти, то не бойтесь обидеть человека отказом. Таким образом Вы сможете существенно сэкономить время и закончить все планы на день вовремя! А если у Вас еще и нет желания куда-то идти, то зачем заставлять себя и тем самым нарушать свой распорядок дня?

Записывайте все, что Вам нужно сделать, а затем вычеркивайте все, что Вы уже сделали. Такой мониторинг дел позволит Вам повысить продуктивность и освоить технику под названием «не засорять свой мозг»!

Составьте список дел на сегодня, после этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать. Когда таймер зазвонит, это значит, что пора отдохнуть. Пятиминутный отдых вернет Вам силы! После этого короткого расслабления принимайтесь снова за работу.

По истечении четырех таких временных отрезков сделайте долгий перерыв в течение 15-20 минут и вычеркните выполненную задачу. Переходите к следующей! Этот лайфхак, популярен по всему миру. За основу берутся разные временные промежутки, но классический – это 25 минут труда и 5 минут отдыха.

Нужно распределять свое время между теми задачами, которые являются важными и срочными, срочными и неважными, несрочными, но важными, и неважными и несрочными. Такой тайм-менеджмент позволит Вам научиться управлять своим временем и наслаждаться собственной продуктивностью.

Любой организм устает, поэтому надо делать перерывы, надо уметь отдыхать, работая. Если Вы выполнили уже достаточный объем заданий, то отдохните. Поднимите ноги Выше головы, сделайте зарядку для глаз и дыхательные упражнения. Такая методика работы позволит Вам экономить силы, а значит, работать еще продуктивнее!

Как планировать время: 10 правил тайм-менеджмента

Время — единственный ресурс, который не восполним. Чтобы часы и минуты не утекали бесцельно, важно научиться планировать дела. Как правильно распорядиться временем, рассказали эксперты.

1. Заведите ежедневник

С покупки ежедневника обычно и начинают те, кто решает проблемы планирования. И тут кроется главная ошибка, допускаемая новичками. Ежедневник не должен стать врагом: выбирайте такую книгу, которую приятно держать в руках. Вы любитель забавных роликов со смешными котятами? Не надо стесняться, купите себе блокнот с милыми пушистиками. Мечтаете о «крутой тачке»? Пусть на обложке ежедневника красуется алый «Феррари» или ослепительно-желтый «Камаро». Ваша главная задача на первом этапе планирования — закрепить у себя желание делать записи в планировщике. И внешний вид блокнота в этом вопросе играет важную роль.

После того, как вы приучите себя к тщательному планированию и регулярному использованию ежедневника, вы заведете себе новую записную книжку, выглядящую дорого и солидно, как и подобает уверенному в себе человеку. Но это потом, а пока получайте удовольствие даже от столь серьезного дела — и купите ежедневник, радующий глаз. Возможно, кроме бумажного блокнота вам понадобится и электронный ежедневник, главное — не тратить на поиск решения время, отведенное на планирование.

Михаил Графский, руководитель практики «Развитие персонала продаж» КСК групп, рекомендует: «Регулярно проводите обзор задач. Несколько раз в день в свободное время. Что-то переносите в календарь, что-то переносите в список задач на сегодня. Автоматизируйте работу. Разгружайте голову и снижайте риски потери важной информации — используйте уже существующие инструменты и сервисы. Вы можете создать для себя удобную систему планирования и напоминаний. Самая трудоемкая часть — это начать работать по системе. Но как только вы привыкнете, то система начнет работать на вас».

2. Записывайте все

В список дел включайте все, что требует временных затрат. На страницах ежедневника должна не просто красоваться запись «09. 00 — 12.00 поработать». Распишите по пунктам, что вы должны сделать в этот промежуток: позвонить в ООО «Рога и копыта», записать в таблицу данные для ежемесячного отчета или включить стиральную машинку и прогладить две рубашки.

«Зачем эти мелкие записи? Первое время я задавалась таким вопросом, — делится Ирина Зинченко, менеджер по продажам. — На занятиях по тайм-менеджементу нам разъяснили, что умение разделять одну большую задачу на несколько мелких — первый шаг на пути к управлению собственным временем».

3. Не забывайте о перерывах

Расписание обязательно должно включать паузы. Небольшие перерывы на отдых жизненно необходимы. Доктора уверяют, что сознательный отказ от отдыха оказывает огромную нагрузку на организм, а в результате ведет к перенапряжению и срывам. А потому в ежедневнике должен быть прописан не только обеденный перерыв, но и другие таймауты на отдых. Выпейте чашку чая или кофе, почитайте почту или просмотрите сообщения от друзей — главное, вы должны отвлечься от выполняемой задачи.

Существует мнение, что распределение времени работы и отдыха должно выглядеть так: 30 минут работы, 5 минут отдыха. Соотношение не столь важно — вы можете делать перерыв каждый час, полтора или каждые сорок минут, главное — чередовать циклы. Не отвлекайтесь на посторонние вопросы во время циклов: в период работы вы не реагируете на телефон и сообщения в мессенджере, а во время перерыва не обдумываете очередные цифры отчета.

Альфия Закирова, мама четырехлетнего малыша, фрилансер: «Есть техника, которая называется Pomodoro — время измеряется в помидорках, а чередование цикла помогает засечь, сколько помидорок уходит на выполнение задачи. Помогает концентрироваться на текущем вопросе».

4. Делите задачи по срокам исполнения

Соберите все, что вам необходимо сделать в ближайшее время. Для наглядности запланированные дела выпишите на листок. Разделите поставленные задачи на те, которые необходимо сделать срочно, то, что может еще немного подождать, и те, результат по которым вам нужен к концу месяца. Исходя из времени, разнесите дела по разным дням недели и числам месяца — и не отвлекайтесь на вопросы, относящиеся к будущему периоду.

5. Распределяйте задачи по степени важности

После того, как вы разделили задачи по срокам исполнения, возьмитесь за ежедневное планирование: поставленные на день цели необходимо разбить на две группы — важные и не очень. Начните утро с выполнения сложных, требующих серьезных усилий и первостепенных по важности задач. На вечер же лучше оставить несложный вопрос, который не нуждается в тщательном контроле и большом внимании — в этом случае после выполнения последнего дела у вас останется чувство удовлетворенности и приятного завершения дня с гордостью за самого себя.

Игорь Илюхин, Head of External Personal, комментирует: «Главное в планировании — осознанность. Мы должны четко понимать, зачем нам это нужно, отдавать себе отчет, каким путем мы движемся и к чему должны прийти. Время нельзя растянуть или повернуть вспять, изменить время мы не можем, поэтому, менять придется себя. Иногда, болезненно. Но это неизбежно, иначе результата не будет и все наше планирование пойдет прахом».

6. Откажитесь от лишнего

Лишнее — это чтение новостей, проверка новых сообщений в «Одноклассниках» или срочный звонок подруги, которая прямо сейчас выбирает туфли к новому платью и требует совета. Эти дела, важны для вашей социальной и личной жизни, однако посвятите им перерывы, а не рабочие часы и минуты. Минута — слишком ценный ресурс, чтобы позволить себе растрачивать ее неэффективно.

Михаил Графский, рекомендует: «Избавьтесь от того, что может отвлекать вас от работы. Слишком много времени тратится на переключения между задачами — до 30% полезного рабочего времени. Поэтому отключите звуковые уведомления у мессенджеров, проверяйте почту не чаще, чем один раз в час. Это поможет вам не отвлекаться от запланированного».

7. Обозначьте цели

Обязательно проговаривайте мысленно, для чего вы делаете ту или иную работу. В вашем to-do листе не должно быть бессмысленных и бесцельных дел. Вы составляете отчет? Для чего — для корректировки планов на следующий месяц или сезон; звоните заказчику — для уточнения вопросов доставки; читаете эту статью — чтобы научиться планировать время.

8. Делегируйте полномочия

Внимательно перечитайте список запланированных дел. Что из этого можно поручить другим? Отрегулировать вопрос доставки может логист, составить запрос — помощник менеджера, а купить хлеб — кто-то из домашних по дороге домой, если магазин в соседнем подъезде. Даже если делегируемый вопрос — мелочь, перепоручите его другим. Подобные мелочи здорово загружают день и мешают выполнению других, по-настоящему важных дел.

Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива», преподаватель Русской Школы Управления: «Научитесь делегировать обязанности. Если предстоящая работа потребует огромных усилий и времени, если ее может выполнить человек с более низкой квалификацией, чем у вас, — передавайте ее выполнение. Например, если на перевод статьи вам потребуется несколько часов, передайте ее переводчику и заплатите ему. Или, если нужно составить архив материалов, лучше поручить это делопроизводителю».

9. Учитывайте падение работоспособности

Составляя график, сознательно вносите в него время снижения уровня вашей работоспособности. Вы не в силах сосредотачиваться на важных задачах сразу после обеда? Не пугайтесь — дело не в вашей лени, это физиологическая особенность организма. Распределите дела так, чтобы на первые полчаса после ланча не заниматься ничем важным и не требующем концентрации внимания. Вы — явный жаворонок? Не оставляйте требующие больших умственных усилий дела на вторую половину дня; совам же, наоборот, основную часть работы, заставляющей «напрягать мозг», стоит перенести на послеобеденное время или вечер.

Наталья Сторожева рассказывает: «Планировать стоит не только рабочие дни, но и выходные. Смена деятельности и активное времяпрепровождение — лучшее средство от рутинной работы. Сходите на прогулку с детьми, в театр, на выставку, встретьтесь с друзьями. И наоборот, если в течение недели вы активно общаетесь, вокруг происходит много событий, то выходные должны быть спокойными, умиротворенными — выезд на природу, приятный концерт».

10. Хвалите себя

Хвалите себя за каждое выполненное дело, отмеченное в ежедневнике — можно мысленно сказать себе «молодец!», а можно и наградить себя шоколадом или просмотром новой серии любимого сериала. Даже столь наивная похвала помогает в выполнении дел и поднимает самооценку. Не жалейте для себя похвалы, это важно.

Инна Иголкина, эксперт в области тайм-менеджмента, бизнес-тренер, руководитель тренинговой компании Timesaver, советует: «Хватите себя за заслуги. Составьте wish-list — список того, что вам приятно, чего бы вам хотелось, и реализуйте желания. Хотите в отпуск? Запланируйте! Хотите в театр? Возьмите билет».

Игорь Илюхин резюмирует: «Сделали? Теперь приступайте к планированию! Возьмите за основу ту систему, которая вам понравилась, и начинайте подстраивать ее под себя. Нет универсальной системы планирования, которая подошла бы каждому. Поймите, что это лишь инструмент для достижения целей, а инструмент нужно подбирать индивидуально. Чтобы он был удобный, чтоб подходил вам. Но если вы сделали, о чем мы говорили выше, у вас все обязательно получится».

Как управлять временем с помощью 10 эффективных советов

Вы работаете с часами или «реальным» временем?

Узнайте, как управлять своим днем, понимая разницу с этими 10 советами по управлению временем.

1. Ведите расписание и записывайте все свои мысли

Составьте расписание и записывайте все свои мысли, разговоры и действия в течение недели. Это поможет вам понять, сколько вы можете сделать в течение дня и куда уходят ваши драгоценные моменты.Вы увидите, сколько времени на самом деле тратится на достижение результатов и сколько времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.

2. Ежедневники рабочие

Любому занятию или беседе, которые важны для вашего успеха, должно быть назначено время. Списки дел становятся все длиннее и длиннее до такой степени, что с ними невозможно работать. Ежедневники работают. Планируйте встречи с собой и создавайте временные блоки для высокоприоритетных мыслей, разговоров и действий.Запланируйте, когда они начнутся и когда закончатся. Наберитесь дисциплины, чтобы соблюдать эти встречи.

3. Участвуйте в мыслях, делах и разговорах

Планируйте проводить не менее 50 процентов своего времени в мыслях, делах и разговорах, которые приносят большую часть ваших результатов.

4. Расписание перерывов

Запланируйте время для прерываний. Планируйте время, чтобы отвлечься от того, что вы делаете. Возьмем, к примеру, понятие «рабочие часы.»Разве« рабочее время »не означает« запланированные перерывы в работе »?

5. Выделите первые 30 минут каждого дня, чтобы спланировать свой день

Выделите первые 30 минут каждого дня, чтобы спланировать свой день. Не начинайте свой день, пока не завершите свой временной план. Самое важное время вашего дня — это время, которое вы планируете планировать.

6. Решите, какого результата вы хотите достичь

Перед каждым звонком и заданием выделяйте пять минут, чтобы решить, какого результата вы хотите достичь.Это поможет вам узнать, как выглядит успех, прежде чем вы начнете. И это также замедлит время. Уделите пять минут после каждого звонка и каждого действия, чтобы определить, был ли достигнут желаемый результат. Если нет, чего не хватало? Как вы указали, чего не хватает, в следующий звонок или мероприятие?

7. Знак «Не беспокоить»

Повесьте табличку «Не беспокоить», когда вам абсолютно необходимо сделать работу.

8. Не обращайте внимания на людей сразу

Попрактикуйтесь не отвечать на телефонные звонки только потому, что они звонят, а на электронную почту только потому, что они появляются.Отключите обмен мгновенными сообщениями. Не обращайте внимание на людей сразу же, если для вашего бизнеса не требуется немедленный человеческий ответ. Вместо этого назначьте время для ответа на электронную почту и ответа на телефонные звонки.

9. Не отвлекайтесь.

Блокируйте другие отвлекающие факторы, такие как Facebook и другие формы социальных сетей, если вы не используете эти инструменты для развития бизнеса.

10. Помните, что все сделать невозможно

Помните, что все сделать невозможно.Также помните, что велика вероятность того, что 20 процентов ваших мыслей, разговоров и действий принесут 80 процентов ваших результатов.

Источник

25 эффективных способов повышения эффективности

Управление временем — одна из тех проблем, с которыми мы все сталкиваемся, но (по иронии судьбы) чувствуем, что у нас нет времени на ее решение. Но, как однажды сказал Бенджамин Франклин, время похоже на деньги. Как узнать, куда он идет, если не управляется должным образом?

Как правило, время летит незаметно.Одна минута, когда вы собираетесь ответить на несколько электронных писем, и вдруг пора домой. На самом деле , , когда мы говорили с 500+ профессионалами , только 10% сказали, что чувствуют, что контролируют свой день.

Это не впечатляет. Но так быть не должно.

Эффективное управление временем дает вам возможность контролировать свой день. Это краеугольный камень, который поможет вам во всем: от повышения производительности до выработки хороших привычек, постановки правильных целей, предотвращения выгорания и поиска баланса между работой и личной жизнью.

Хотя мы и написали руководства по каждой из этих тем, этот пост сфокусирован просто на лучших советах по управлению временем , которые помогут вам оптимизировать планирование времени, расставить приоритеты для значимой работы и избавиться от отвлекающих факторов.

Из-за огромного количества способов увеличить и оптимизировать свое время, мы разбили это руководство на программу из 5 шагов. Начните с самого начала или переходите к тому разделу, где вам больше всего нужна помощь.

Шаг 1: Поймите, куда уходит ваше время

Шаг 2: Установите разумные цели и расставьте приоритеты по времени для осмысленной работы

Шаг 3: Создайте эффективный ежедневный график

Шаг 4: Оптимизируйте вашу рабочую среду

Шаг 5: Защитите ваше время (и ваше внимание) от отвлекающих факторов

Верните себе контроль над своим временем. RescueTime предоставляет вам инструменты и данные, которые помогут вам работать более продуктивно и эффективно каждый день. Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня !

Почему так важен тайм-менеджмент?

Средняя продолжительность жизни человека составляет около 4000 недель. Это звучит как большая цифра, если не учитывать, сколько дней вы проводите в школе, на пенсии или спите.

Как написал основатель Apple Стив Джобс:

«Совершенно очевидно, что время — самый ценный ресурс, который у нас есть.

Имея ограниченное время для выполнения самой важной работы, вполне естественно испытывать определенный уровень беспокойства. Но тайм-менеджмент — это не подавление страха тратить время впустую. Речь идет о понимании далеко идущих преимуществ разумного использования нашего времени.

При правильном управлении временем вы:

Время идет, несмотря ни на что. Но с этой программой из 5 шагов вы сможете контролировать свой день и максимально использовать свои ежедневные 24 часа.

Часть 1: Поймите, куда уходит ваше время

Время продолжает ускользать, ускользать, ускользать…

Как гласит старая песня, наши дни, кажется, часто уходят из-под нашего контроля.Мы, , хотим, чтобы выполнял задачи. Но эти минуты проходят. Как мы уже говорили, только 10% людей чувствуют, что они контролируют свои дни !

Вот почему первый шаг в управлении временем — это намерение , контроль и понимание того, на что ваше время в настоящее время идет .

Проведите аудит времени, чтобы определить свои намерения и посмотреть, куда уходит ваше время в настоящее время.

Точно так же, как вы можете пройти аудит по налогам, аудит времени — это IRS для вашего графика.Погрузившись в то, как вы провели свою последнюю неделю / месяц / квартал, вы сможете избавиться от догадок и правильно составить график на будущее.

В своей основной форме аудит времени состоит из 3 этапов:

1. Запишите свои намерения (т.е. как вы хотите проводить свое время?)
2. Посмотрите на личные данные о том, как вы на самом деле проводите свое время
3. Настраивайте, устанавливайте новые намерения и отслеживайте прогресс

Например, если вы хотите написать роман (намерение ), но вы работаете над ним всего час в неделю (выделение ), что-то не так.

То же самое и с вашей работой. Если ваш главный приоритет — разработка программного обеспечения (, намерение ), но вы проводите большую часть своих дней, отвечая на электронные письма или на собраниях (, распределение ), вы никогда не почувствуете, что у вас достаточно времени.

Начните с того, что запишите, как вы , как , проводите свое время каждый день. Например, я мог бы сказать:

• Цель 1: Писать сообщения в блог (50%)
• Цель 2: Исследования и образование (25%)
• Цель 3: Общение с клиентами и командой (10%) )

(Эти намерения не должны и не должны работать на 100% вашего времени.)

Затем соберите как можно больше информации о том, как вы на самом деле проводите свое время. Для этого вы можете использовать несколько различных инструментов и ресурсов.

• Ваш список дел (приложение / ручка и бумага). Если вы используете приложение со списком дел, такое как Todoist, или отслеживаете свои ежедневные задачи с помощью блокнота и бумаги, это один из способов посмотреть, как вы проводили свои дни.
• Календарь. Вы также можете использовать свой календарь для отслеживания задач. В качестве дополнительного бонуса в вашем календаре есть все, что обычно отвлекает вас от выполнения значимой работы, например встречи, звонки и встречи.
• RescueTime. Чтобы максимально точно оценить, на что уходит ваше время, приложение для отслеживания времени, такое как RescueTime, ведет подробный учет того, как вы проводите свое время в приложениях, веб-сайтах и ​​определенных файлах.

Просмотр этих трех ресурсов должен дать вам точное представление о том, как вы проводите свое время в сравнении с тем, как вы, , хотите, чтобы проводил его. Пришло время объединить этих двоих.

Поймите заблуждение планирования, чтобы реалистично оценивать, что можно сделать за день.

Одна из худших ошибок в управлении временем, которую мы можем совершить, — это предположение, что мы можем сделать больше, чем можем.К сожалению, это всего лишь человеческая природа.

Хотя вы можете работать более 8 часов, наше исследование показывает, что человек среднего интеллектуального работника — писатели, разработчики, дизайнеры, менеджеры проектов и т. Д. — продуктивны только 12,5 часов в неделю. Или примерно 2,5 часа в день.

Психологи называют это ошибкой планирования — нашим предвзятым отношением к чрезмерному оптимизму в отношении того, сколько времени займет выполнение задачи. Вот почему мы думаем, что наши календари выглядят так:

Если честно, то это будет выглядеть так:

Когда вы начнете понимать, как ваше время тратится в настоящее время, не зацикливайтесь на мысли, что вы можете внезапно делать 8 часов продуктивной работы в день.Это всего лишь установка на стресс, долгие часы и переутомление.

Вместо этого один из самых простых способов преодолеть ошибку планирования — использовать так называемое «прогнозирование эталонного класса». Это просто причудливое слово для переключения вашего мыслительного процесса с «сколько времени это занимало у меня в прошлом?» на «сколько времени занимает этот тип проекта у таких людей, как я?»

Откройте для себя невидимые отвлекающие факторы, которые съедают ваше время

К этому моменту вы установили намерения относительно того, как вы хотите проводить свое время, собрали некоторые данные о том, как вы на самом деле тратите его, и научились устанавливать реалистичные ожидания от себя. Затем пришло время отсеять некоторые вещи, которые в настоящее время мешают вам управлять своим временем.

Хотя вы можете подумать, что худшие траты времени на рабочем месте — это социальные сети или новости, скорее всего, это что-то менее очевидное: сотрудничество.

Сотрудничество на рабочем месте за последнее десятилетие резко выросло: исследования показывают, что многие сотрудники проводят 80% своего дня, отвечая на электронные письма, на собраниях или по телефону. Наше собственное исследование показало, что большинство людей проверяют свою электронную почту или чат-приложения каждые 6 минут или реже .

Понимание и оптимизация времени, затрачиваемого на общение, — один из самых простых способов вернуть время и сосредоточиться.

Используя такой инструмент, как RescueTime, вы можете не только понять, сколько времени вы тратите на общение, но также и то, какие инструменты вы используете, как они влияют на вашу повседневную продуктивность и как вы используете их с течением времени.

Однако это не означает, что ваше время не украдут более очевидные отвлекающие факторы.

Когда писатель Даниэль А.Винсент постоянно пропускал сроки черновиков своей последней книги, и она решила начать отслеживать свое время в RescueTime. Через месяц она обнаружила, что 25% своего общего времени (более 40 часов в месяц!) Проводилось только в Facebook.

Настроить системы для отслеживания вашего ежедневного прогресса и не сбиваться с пути

После того, как вы получите это общее представление, вы можете начать вносить более активные изменения в то, как вы проводите свой день. Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для управления своим временем и мотивации, — это получить представление о ежедневном прогрессе в достижении ваших целей.

Когда Тереза ​​Амабиле из Гарварда изучила повседневные привычки сотен интеллектуальных работников из разных отраслей, она обнаружила, что из всего, что может улучшить наше настроение и мотивацию в течение рабочего дня, «самое важное — это добиться прогресса в осмысленной работе. . »

Есть несколько методов, которые вы можете использовать, чтобы получать активную обратную связь о своем прогрессе и о том, как вы проводите свое время.

• Визуализируйте свои ежедневные цели. Если ваш день расписан на небольшие задачи (о которых мы расскажем ниже), вы можете использовать визуальный метод, чтобы отслеживать прогресс в процессе.Вы можете попробовать «Метод крафт-бумаги» Джоселин К. Глей или «Стратегию скрепки» Джеймса Клира.
• Следите за значимым прогрессом в своем календаре. Streaks также является мощной мотивационной стратегией. Отслеживайте несколько ключевых показателей в своем календаре и смотрите, сколько дней вы можете достичь подряд.
• Используйте RescueTime Goals and Alerts для автоматической обратной связи в режиме реального времени. Вы можете устанавливать цели в RescueTime и получать активную обратную связь о своем прогрессе в их достижении на главной панели управления (или на телефоне!) В течение дня.

Вы также можете настроить специальные оповещения RescueTime, чтобы показать вам, когда вы достигли поставленных на день целей. Например, вот одно из моих предупреждений, когда я трачу 3 часа или больше на написание в день:

Хотя RescueTime — не единственный способ отслеживать ваши успехи, тот факт, что он работает автоматически в фоновом режиме, делает его мощным способом получить точный пульс того, как проходит ваш день.

Шаг 2: Установите разумные цели и расставьте приоритеты по времени для осмысленной работы

Сколько раз вы доходили до конца рабочего дня и говорили: «Какого черта я вообще сделал сегодня?»

Конечная цель управления временем — уделять больше времени важным вещам.Будь то важный проект на работе, газета для школы или даже время с друзьями и семьей.

Теперь, когда у нас есть понимание нашей базовой линии того, на что уходит наше время и как мы в идеале хотели бы его тратить, давайте начнем искать способы на самом деле это сделать. В самом общем смысле мы говорим о том, чтобы уделять время своей «основной работе». Вот что мы имеем в виду:

• Основная работа — это то, для чего вас наняли. Будь то написание, кодирование, проектирование, управление проектами, поддержка клиентов или что-то еще.В идеальном мире именно так вы проводите большую часть своего времени.
• Остальные — это то, что поддерживает эту роль и вашу организацию. Но вы не обязательно планируете это на свой день. Электронная почта, посещение встреч, телефонные звонки и даже многозадачность.

Наша цель в этом разделе — оптимизировать время для основной работы и свести к минимуму отдых, чтобы вы чувствовали себя выполненным каждый день.

Ставьте более разумные цели (а затем разбивайте их на части)

Давайте начнем с общего взгляда на то, что вы хотите делать каждый день.

Во время аудита времени вы определили идеальную картину того, как ваше время будет распределяться. Пришло время сделать то же самое для конкретных задач и целей, которые вы хотите достичь.

Это начинается с постановки эффективных целей.

Постановка целей — один из краеугольных камней правильного управления временем. К сожалению, на этом этапе большинство из нас совершает серьезную ошибку: мы ставим нереалистичные цели.

Большие и смелые цели могут быть хорошими для определения ваших намерений, но они ужасны для вашего повседневного управления временем.Вместо этого цели, которые вы ставите каждый день, должны быть сосредоточены на двух вещах.

Во-первых, разбейте большие цели на практические задачи. Ежедневные цели не только легче управлять, но они дают вам конкретные следующие шаги, вместо того, чтобы чувствовать себя подавленным какой-то крупной и дерзкой целью, которую вы пытаетесь достичь. Например, вместо «Написать сообщение в блог» установите ежедневную цель «Завершить набросок сообщения в блоге».

Затем составьте план действий по достижению этих целей. Вот несколько предложений:

• Используйте систему SMART: SMART означает конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные цели. Подумайте о каждом факторе и запишите, как он связан с вашей целью: каковы ваши временные рамки для ее достижения? Как вы будете измерять свой прогресс? Сейчас подходящее время для этого? Это реально? Насколько конкретно вы можете сделать то, что вам нужно, чтобы достичь своей цели?
• Представьте себя через 6+ месяцев: работа в обратном направлении — отличный способ определить все шаги, которые нам нужно сделать для достижения наших целей. Представьте себя через 6 месяцев. Как ты проводишь дни? Над чем вы хотели бы работать последние 6 месяцев? Представьте себе свой идеальный день и то, как он приближает вас к вашим целям.

Какой бы путь вы ни выбрали, цель состоит в том, чтобы создать четкий, действенный план того, что вам нужно делать каждый день для достижения своих целей.

Исследования показали, что у вас в два-три раза больше шансов придерживаться своих целей, если вы составите конкретный план относительно того, когда, где и как вы будете работать над ними .

Безжалостно расставляйте приоритеты в своих задачах, используя один из этих практических методов.

Неизбежно, что у вас будет больше целей, чем у вас будет времени для работы, а это значит, что вам нужно расставить приоритеты.Что касается советов по тайм-менеджменту, приоритетность находится на первом месте. Когда вы расставляете приоритеты, вы знаете, что правильно тратите время.

Но пока элементы расстановки приоритетов просты (т.е. знают, какие задачи нужно выполнить, и ранжируют их). Это далеко не простое упражнение. Есть много разных способов расставить приоритеты для ваших задач, но давайте начнем с простой стратегии, которая поможет вам расставить приоритеты для всего .

Приоритезация происходит на разных уровнях. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня.Цели, которые у вас есть на эту неделю. И достижения, которые заставят вас почувствовать, что прошедший месяц был успешным.

Начните с составления основного списка всех текущих и будущих задач, проектов или идей. Вы можете использовать для этого любой инструмент: документ, приложение или лист бумаги. Отличный способ сделать это — методика Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD) — пятиэтапный процесс, для которого мы написали подробное руководство.

Теперь возьмите свой основной список и разбейте его на цели на месяц, неделю и день.Ваши цели должны последовательно переходить от высокоуровневых долгосрочных целей (основной список или ежемесячно) к практическим задачам, которые вы можете выполнять сейчас, чтобы работать над их достижением (еженедельно и ежедневно).

Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими более крупными целями.

Однако, расставляя приоритеты, старайтесь не слишком ориентироваться на задачи. Конечно, отмечать элементы из списка — это хорошо. Но вы должны быть уверены, что уделяете приоритетное внимание более эффективной работе.

Отделите срочное от важной работы

Управление временем — это получение максимальной отдачи от вашего времени каждый день. Заполняя свой ежедневный, еженедельный или даже ежемесячный список дел, помните о принципе Парето или о правиле 80/20. Это просто говорит о том, что 20% ваших усилий дают 80% результатов .

Лучше всего использовать свое время для задач, которые принесут вам максимальную отдачу. Но, несмотря на все ваши усилия, вы неизбежно столкнетесь с «срочными» задачами — звонками, встречами, электронной почтой и т. Д. И хотя некоторые из них необходимы, многие из них просто отвлекают.

Вместо этого нужно отделить «Срочно» от «Важно».

Одно из решений было предложено бывшим президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром, который предложил простую матрицу для категоризации ваших задач:

Матрица Эйзенхауэра заставляет вас помещать ваши задачи в один из четырех квадрантов:

• Важно и срочно: Эти задачи требуют вашего немедленного внимания. Сделайте это сейчас.
• Важные и несрочные: Эти задачи помогают вам в достижении ваших личных или профессиональных целей, но они не своевременны. График установленного времени для них.
• Не важно, но срочно: Это отвлекающие факторы, которые вас сдерживают. Делегировать или перенести их .
• Неважные и несрочные: Этих задач не должно быть в вашем списке. Удалите их.

Классифицируя свою работу таким образом, вы можете начать расставлять приоритеты для своего времени и составить график, который позволит вам выполнять больше важной работы и меньше неважной.

Используйте правило 30X, чтобы делегировать больше задач.

Расстановка приоритетов и делегирование — это ключ к тому, чтобы вы максимально эффективно использовали свое время.К сожалению, исследования показывают, что большинство работников умственного труда тратят 41% своего времени на задачи, которые они могут легко передать другим.

Проблема в том, что, хотя мы осознаем, что можем передать работу, мысль о том, чтобы научить кого-то делать это, пугает. Однако, как говорит автор Джон К. Максвелл:

«Если что-то может сделать кто-то еще на 80%, делегируйте!»

Автор Рори Ваден в своей книге «Прокрастинация с целью» предлагает выделить в 30 раз больше времени, необходимого для выполнения задачи, на то, чтобы обучить кого-то еще.

Вот как он пришел к этому числу: если у вас есть задача, на выполнение которой требуется 5 минут в день, выделите в 30 раз больше этого времени (итого, 150 минут), чтобы научить кого-нибудь ее выполнять. Сразу это может показаться огромной тратой времени, но умножьте эти 5 минут в день на 250 рабочих дней в году, и вы лично потратите на эту задачу ошеломляющие 1250 минут.

Если вы потратите время на делегирование и обучение кого-то еще, вы получите чистую прибыль в 1100 минут в год. Или, как говорит Ваден в своей книге, увеличение ROTI на 733% (возврат вложенного времени).

Управление своим временем — это не только сегодня, это касается настройки систем и процессов, которые принесут вам больше времени в будущем.

Верните «нет» в свой словарь

Наконец, неважно, насколько вы расставляете приоритеты или делегируете, если вы продолжаете добавлять все больше и больше в свой список задач. Каждый раз, когда вы говорите «да» какому-нибудь срочному, но не важному делу, вы говорите «нет» времени, потраченному на значимую работу.

Умение говорить «нет» — один из самых важных навыков управления временем, который вы можете развить.И все же это непросто, когда человек, который просит вас сделать что-то, является начальником, клиентом или коллегой.

Когда вы говорите «нет», вы говорите «нет» только одному варианту.

Когда вы говорите «да», вы говорите «нет» любому другому варианту.

Нет, это решение.

Да, это ответственность.

Будьте осторожны с тем, кому (и кому) вы говорите «да». Это будет определять ваш день, вашу карьеру, вашу семью, вашу жизнь.

— Джеймс Клир (@JamesClear) 24 января 2018 г.

Вот несколько способов преодолеть этот страх и вернуть себе контроль над списком задач:

• Сказать нет своему боссу: Вежливо объясните свои приоритеты и последствия взятия на себя дополнительной работы.Например, «Хорошо. Если это приоритет, я могу сразу приступить к работе. Однако это означает, что мы не сделаем X в течение 3 недель ».
• Сказать коллеге «нет»: Будьте прозрачны в своей рабочей нагрузке, поделившись календарями или списками задач, и найдите время, чтобы отрепетировать свой ответ, прежде чем отвечать на запрос.
• Сказать покупателю «нет»: Перефразируйте свой ответ как рекомендацию коллеге или партнеру. Объясните, почему вы не можете с ними справиться, а затем предложите им другой вариант.

Шаг 3. Составьте эффективное ежедневное расписание

Теперь, когда ваши цели и задачи расставлены по приоритетам, пора приступить к построению эффективного расписания. К сожалению, когда приходит время планировать свой день, большинство людей попадает в один из двух лагерей:

• The Overscheduler: Их календари выглядят как рисованные пальцами в детском саду. Встречи накладываются друг на друга, а напоминания о событиях, перерывах, задачах и т. Д. Проходят, как в канун Нового года.Их дни определяются с момента пробуждения до вечернего распорядка.
• Минималист: Также известен как «Мечтатель». У них есть одно или два повторяющихся события, но много белого пространства, поэтому они «бесплатны» (по крайней мере, на бумаге) для длительной работы.

Избыточный график не оставляет нам времени на себя. Чем больше мы «контролируем» наш календарь, тем меньше мы чувствуем контроля над своей жизнью.

А минималист? Ну, они просто живут в la-la land , не так ли? Они перенесли свое расписание в какой-то другой формат — скорее всего, в список дел, приложение для планирования или серию гневных писем с вопросом: «Где это?»

Напротив, эффективный распорядок дня — это образец успешной жизни. Знание того, что мы делаем и когда, дает нам чувство цели, смысла и концентрации. Вот несколько лучших советов по управлению временем, которые помогут вам контролировать свое расписание.

Создайте утренний распорядок дня, который даст вам импульс

Управление временем начинается с момента вашего пробуждения. А с правильным утренним распорядком вы можете настроить себя на день продуктивной и значимой работы.

Несмотря на то, что каждый распорядок должен быть адаптирован индивидуально, есть несколько ключевых качеств, которые вы должны стремиться достичь:

1. Не нажимайте отложить. Преодолейте инерцию сна, пропустив кнопку повтора, и начните утро с активности и волнения.
2. Журнал, медитация или что-то подобное. Очистите свой разум, ведя дневник или записывая свой ежедневный список дел.
3. Начните с положительной ноты. Задайте тон чем-нибудь позитивным, например, позвонив другу, проверив ленту в Instagram (если вам от этого нравится) или прочитав то, что вам нравится.
4. Найдите время для значимой работы. Примите меры для достижения значимой цели, например, работая над личным проектом.
5. Постарайтесь немного поупражняться, если можете. Даже короткая прогулка на улице перед работой может творить чудеса, разбудить вас и настроить на позитивный день.

Это может показаться сложным для вашего AM, но выполнение беготни на раннем этапе поможет вам сосредоточиться в течение дня. Вы даже можете добавить утренний распорядок в свой распорядок, как это делает дизайнер Дэн Молл:

Мы твердо верим в важность утреннего распорядка.Чтобы узнать больше о том, как создать свой собственный, прочтите этот пост и загрузите наш бесплатный шаблон утренних процедур.

Используйте временную блокировку, чтобы создать шаблон для своего дня

Когда вы приступите к работе, у вас есть два варианта. Либо контролируйте, как вы проводите свой день, либо позвольте другим людям контролировать это за вас.

Второй вариант — это то, как работает большинство из нас. Мы оставляем широко открытые отрезки дня незапланированными и готовы к встречам, электронной почте, звонкам и т. Д. Однако лучший подход — использовать так называемую временную блокировку .

Блокировка времени — это практика планирования каждого момента вашего дня заранее и выделения определенных временных «блоков» для определенных задач и обязанностей.

По словам Питера Брегмана, автора книги «Четыре секунды: все время, необходимое для замены контрпродуктивных привычек на те, которые действительно работают», это работает, потому что временные обязательства более конкретны:

«Календарь конечен; в сутках только определенное количество часов. Этот факт становится очевидным в тот момент, когда мы пытаемся втиснуть нереалистичное количество вещей в ограниченное пространство.”

Вот пример от дизайнера Джессики Хиш:

Чтобы запустить временную блокировку, вам необходимо выполнить несколько шагов:

• Начните с приоритетов высокого уровня. Просмотрите свой список приоритетных целей и решите, что заслуживает блокировки, а что нет.
• Создайте «шаблоны книжных формовок». Это означает ваш утренний распорядок (см. Выше), а также то, как вы отключитесь от работы в конце дня.
• Выделяйте время на значимую работу и более «мелкие» задачи. Держите свой график реалистичным. Добавьте временные интервалы для основных задач, таких как проверка электронной почты и чат, а также для значимой работы.
• Добавьте блоки для реактивных задач. Установите выделенное время для ответа на сообщения, перезвона людям или настройки быстрых встреч. Знание о том, что вы выделяете время на выполнение этих задач каждый день, помогает снизить FOMO, который многие из нас получают, когда не проверяют свои почтовые ящики каждые 6 минут.
• Размещайте буферы между задачами и перерывами в расписании. Графику с временной блокировкой требуется время между задачами (для декомпрессии), а также правильное время для перерывов. Хорошее практическое правило — делать 10-минутный перерыв каждые 50 минут сосредоточенной работы.

Вам нужна помощь, чтобы оставаться сосредоточенным во время сессий, посвященных содержательной работе? Новая интеграция RescueTime для Google Calendar теперь может автоматически запускать сеансы FocusTime и блокировать отвлекающие сайты в запланированное время.

Просто введите #focustime в заголовке или описании календарного события, и RescueTime автоматически включит FocusTime на время события.

Как управлять своим временем для UCAT